Adjoint (e) à la cheffe du service RH

Présentation du service des ressources humaines

Placée sous l’autorité du secrétariat général de l'IAE Paris, le service des ressources humaines (SRH) pilote la mise en œuvre de la politique RH de l’établissement. Interlocuteur privilégié des équipes de direction et des agents, il assure un accompagnement sur toutes les questions liées aux ressources humaines dans une logique de proximité et de qualité de service.

Le SRH assure le pilotage des effectifs et de la masse salariale (11 millions d’euros). Il prend en charge le recrutement, la gestion individuelle et collective des personnels administratifs et enseignants. Il contribue également à la conduite du dialogue social et au développement des parcours professionnels, favorisant ainsi l’évolution et l’engagement des agents au sein de l’établissement.

Missions :

Sous la responsabilité de la responsable du service RH, l’adjoint(e) seconde cette dernière dans des missions transversales et assure le pilotage de l’activité de la paie et du contrôle de paie, le co-pilotage de la masse salariale, le traitement et la fiabilisation des données RH ainsi que le pilotage des projets SIRH

1-      Missions d’adjoint(e) à la cheffe de service :

L’adjoint(e) assiste la cheffe de service dans la conception, le déploiement et le suivi du projet de service, ainsi que dans l’élaboration de la stratégie, sa traduction opérationnelle et la mobilisation des moyens nécessaires à l’atteinte des objectifs fixés. Il/elle contribue au pilotage des activités transversales du service des ressources humaines, notamment à travers la préparation et la présentation des sujets RH et la participation aux groupes de travail transverses.

2 – Missions de Coordination des SIRH et du Contrôle Interne Paie

• Assurer la bonne pré liquidation de la paie en mettant en place un contrôle rigoureux de l’ensemble des actes de gestion encodés en paie par les gestionnaires RH ;

• Veiller et participer au bon fonctionnement du logiciel de paie (Winpaie) en qualité de référent SIRH : suivi des évolutions avec le prestataire Cegape

• Accompagner les gestionnaires RH dans la préparation des pièces justificatives nécessaires au visa de la paie par l’agence comptable ; Référent (e) auprès de la DRFIP et de l’agence comptable.

• Assurer le suivi des retours paie de la DRFIP ; Intégrer dans l’application paie les fichiers de retour de paie et assurer les traitements utiles à l’interface entre l’application paie et l’application finances ;

• Assurer une expertise et une veille réglementaire « paye » (tous éléments de rémunération) en s’appuyant sur le forum AMUE des « coordos paie » ;

• Participer à la mise en place des outils d'analyse, de pilotage (indicateurs, tableaux de bord) permettant un suivi mensuel des mouvements de paie et des observations/anomalies de paie afin de permettre une analyse cohérente des données ;

• Être garant (e) de la bonne ventilation budgétaire ;

• Participer aux projets et déploiements de nouveaux outils : assurer le pilotage des projets SIRH (description, définition, conduite de projet et suivi)

3 – Missions de co-pilotage de la masse salariale et des données sociales

En collaboration avec la cheffe de service RH :

• Participer activement, en lien étroit avec la cheffe de service, à  l’élaboration, la production et l’analyse des principaux éléments de la masse salariale et des tableaux de bord associés (DPGECP) dans le respect du cadre budgétaire et règlementaire

• Contribuer à l’élaboration et l'actualisation du budget de la masse salariale.  Assurer son suivi qualitatif, comportant une analyse pertinente de l’exécution des dépenses de masse salariale et de ses projections (analyse des écarts entre exécution et projection, dérive par rapport au budget, etc.).

• Collecter, traiter et analyser les données sociales et RH dans le cadre de l’élaboration du rapport social unique et de la base de données sociales ;

• Piloter les travaux de clôture des comptes (calcul des passifs sociaux et des charges à payer)

• Piloter les opérations de déversement de la paie (complétude, fiabilisation, et opérations dans le SI)

• Assurer le suivi des tableaux de bord mensuels sur l’évolution de la masse salariale en lien avec l’évolution des effectifs,

• Suivre la consommation des emplois (par type de population, par service, par plafond de dépenses, etc.).

4 – Missions ponctuelles

• Assurer l’organisation et le suivi des élections professionnelles en qualité de référente « Élections », en lien avec le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche : participation aux différentes opérations électorales organisées par le MESR, gestion des aspects techniques, logistiques et administratifs, et supervision du bon déroulement des scrutins.

• Réaliser des études relatives aux effectifs, des enquêtes et des analyses statistiques pour le compte des différentes tutelles.

• Informer et conseiller les services en matière de gestion des ressources humaines.