Responsable du pôle Formation Apprentissage
A propos de nous
Associé à la prestigieuse université de Paris 1 Panthéon Sorbonne, l'IAE Paris-Sorbonne Business School est un établissement d'enseignement supérieur spécialisé dans la formation et la recherche en sciences de gestion et en management. Il s'agit d'un établissement public administratif (EPA) bénéficiant des responsabilités et compétences élargies (RCE) qui assure la préparation de diplômes nationaux d'université. L'IAE Paris-Sorbonne est un acteur incontournable de l'enseignement public au management, dans le cadre du réseaux IAE France qui regroupe 38 écoles universitaires de management et de Sorbonne Management formé avec l’École de Management de la Sorbonne, l'autre pôle de gestion de l'université Paris 1 Panthéon Sorbonne.
Depuis sa création en 1956, l'IAE Paris-Sorbonne s’est engagé dans la double compétence en management pour les cadres et les étudiants en poursuite d’études. Plus de 40 programmes de formation diplômants généralistes et spécialisés sont aujourd'hui proposés à ses 2 800 étudiants (Doctorat, Masters spécialisés, MBA(s), Licence professionnelle, Diplômes d’université).
Fidèle à sa mission de service public universitaire, l’IAE Paris-Sorbonne est ancré dans les valeurs humanistes d’égalité des chances, de démocratisation de la réussite et d’esprit de progrès, comme en témoigne son engagement transversal en matière de responsabilité sociétale.
L’IAE Paris-Sorbonne se situe au cœur du quartier Paris Rive Gauche dans le 13e arrondissement.
Mission proposée
Présentation du service formation
Le service Formations et Développement a pour mission de mettre en œuvre l’organisation des études des étudiants de l’IAE Paris-Sorbonne, de leur acte de candidature à leur diplomation. Il est appelé à travailler avec tous les services de l’IAE (Communication, Finance, Logistique, Planning, SRH, etc.), avec les services centraux de l’université Paris 1, avec les entreprises partenaires, les organismes de financement, le CFA partenaire, etc. Il regroupe 3 pôles : un pôle formation continue (9 personnes), un pôle formation en apprentissage (8 personnes), un pôle international (5 personnes).
Missions :
Sous la responsabilité directe de la cheffe de service formation et développement, le/la responsable du pôle Formation Apprentissage assure le pilotage du pôle, coordonne l’activité administrative et le développement de nouveaux projets du pôle.
Activités principales :
Pilotage et gestion : assurer la coordination et la supervision des opérations globales du pôle en veillant au bon déroulement de l’activité
• Mettre en place des procédures, harmoniser les processus et en assurer le suivi
• Gérer les calendriers de formation,
• Mettre en œuvre une communication efficace incluant la remontée d'informations pertinentes à la cheffe de service ou à son adjointe
• Organiser des réunions périodiques au sein du pôle
• Assurer le rôle de référent expert auprès des autres services de l’IAE (SVRE, communication, planning, logistique, service financier, etc.), des enseignants et intervenants extérieurs, des services de l’université Paris 1, du CFA partenaire, des entreprises, etc.
• Gérer et assurer le suivi de dossiers spécifiques ou complexes
• Contribuer au reporting financier et social (enquêtes, suivi des candidats, des étudiants, etc.)
Management : encadrer et animer une équipe de 7 gestionnaires administratifs
• Organiser l’activité des gestionnaires
• Répartir les missions et tâches et assurer une continuité de service
• Développer les compétences des gestionnaires sur les outils et procédures de travail
• Mener les entretiens professionnels, rédiger les rapports d’aptitude, gérer les congés et les demandes de formation.
Activité secondaire : gestion administrative d’une formation
• Accueillir, informer et orienter les candidats
• Gérer la scolarité des étudiants de l’inscription jusqu’à la délivrance du diplôme en collaboration avec le responsable pédagogique de la formation
• Établir les plannings détaillés, saisir les notes, organiser les soutenances de mémoire, organiser le SPI, participer au dialogue de gestion, etc.
• Relation avec le CFA de l’IAE Paris-Sorbonne
• Participer aux salons, aux cérémonies de remise des prix, aux portes ouvertes
• Assurer la permanence au SIEC (Arcueil) du SCORE IAE Message et/ou pour les examens du MAE.
Notre profil idéal
Compétences et connaissances requises :
Connaissances générales
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche,
• Connaissance de règles de fonctionnement de l’apprentissage et de la plateforme Mon Master
• Connaissance d’APOGEE (souhaitée)
• Réglementation de l’enseignement (inscription administrative)
• Technologies de communication et de l’environnement bureautique (logiciels courants)
Savoir faire
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à encadrer et animer une équipe
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les missions et tâches
• Capacité à interagir avec différents publics
• Pratique avancée des outils informatiques courants
• Capacité à rédiger un rapport
Savoir être
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination, méthode, efficacité
• Esprit d’initiative, réactivité et sens des responsabilités
• Qualités relationnelles, écoute, disponibilité
• Avoir le sens du service public
• Savoir respecter la confidentialité