Adjoint (e) à la cheffe du service Scolarité & Développement
A propos de nous
Associé à la prestigieuse université de Paris 1 Panthéon Sorbonne, l'IAE Paris Sorbonne Business School est un établissement d'enseignement supérieur spécialisé dans la formation et la recherche en sciences de gestion et en management. Il s'agit d'un établissement public administratif (EPA) bénéficiant des responsabilités et compétences élargies (RCE) qui assure la préparation de diplômes nationaux d'université. L'IAE Paris-Sorbonne est un acteur incontournable de l'enseignement public au management, dans le cadre du réseaux IAE France qui regroupe 38 écoles universitaires de management et de Sorbonne Management formé avec l'Ecole de Management de la Sorbonne, l'autre pôle de gestion de l'université Paris 1 Panthéon Sorbonne.
Depuis sa création en 1956, l'IAE Paris-Sorbonne s’est engagé dans la double compétence en management pour les cadres et les étudiants en poursuite d’études. Plus de 40 programmes de formation diplômants généralistes et spécialisés sont aujourd'hui proposés à ses 2 800 étudiants (Doctorat, Masters spécialisés, MBA(s), Licence professionnelle, Diplômes d’université).
Fidèle à sa mission de service public universitaire, l’IAE Paris-Sorbonne est ancré dans les valeurs humanistes d’égalité des chances, de démocratisation de la réussite et d’esprit de progrès, comme en témoigne son engagement transversal en matière de responsabilité sociétale.
L’IAE Paris-Sorbonne se situe au cœur du quartier Paris Rive Gauche dans le 13e arrondissement.
Mission proposée
Présentation du service formation
Le service Scolarité et Développement a pour mission de mettre en œuvre l’organisation des études des étudiants de l’IAE Paris-Sorbonne, de leur acte de candidature à leur diplomation. Il est appelé à travailler avec tous les services de l’IAE (Communication, Finance, Logistique, Planning, RH, etc.), avec les services centraux de l’université Paris 1, avec les entreprises partenaires, les organismes de financement, le CFA partenaire, etc.
Il regroupe 3 pôles : un pôle formation continue (9 personnes), un pôle formation en apprentissage (8 personnes), un pôle international (5 personnes).
Missions :
Sous la responsabilité directe de la cheffe du service Formation et Développement, l’adjoint(e) assiste cette dernière dans la mise en œuvre, le suivi et l’expertise de l’ensemble des procédures et actes relatifs à la scolarité. Il/elle organise, coordonne et assure la gestion de la vie étudiante. En l’absence de la cheffe de service, il/elle en assure temporairement la responsabilité. Il/elle contribue à la préparation des dossiers du service et au suivi de l’offre de formation.
Au titre de son rôle d’adjoint(e) :
• Appui au pilotage et à la définition de la stratégie du service FD
L’adjoint(e) accompagne la cheffe de service dans l’élaboration et la mise en œuvre du projet de service, ainsi que dans la définition de la stratégie, sa déclinaison opérationnelle et la mobilisation des moyens nécessaires à l’atteinte des objectifs.
• Appui au fonctionnement du service
L’adjoint(e) participe au pilotage des activités transverses du service Formations et développement. Il / elle prend également en charge le pilotage de projets ponctuels, en fonction des priorités et de l’activité du service.
En l’absence de la cheffe de service, l’adjoint(e) assure la responsabilité hiérarchique de l’équipe. À ce titre, il/elle a notamment compétence pour donner des directives, valider les congés, conduire les entretiens annuels, animer l’équipe et organiser les réunions de service.
• Représentation du service
L’adjoint(e) représente le service sur les dossiers qu’il/elle coordonne pour le compte du service ou sur délégation de la cheffe de service. En l'absence de cette dernière, il/elle assure sa représentation lors des réunions internes (réunions des chefs de service, réunions des permanents, etc.) et auprès des interlocuteurs externes. Dans ce cadre, l’adjoint(e) est l’interlocuteur de référence pour les autres services, la secrétaire générale et la direction. Il/elle rend compte régulièrement à la cheffe de service de ses activités et de l’avancement des dossiers dont il/elle a la responsabilité.
Missions propres
1) Assurer la gestion des dispositifs liés à la vie étudiante et garantir leur bon déroulement
• Piloter la « vie étudiante ».
• Organiser et animer les commissions du FSDIE (Fonds de solidarité et de développement des initiatives étudiantes).
• Coordonner la tenue des commissions d’exonération pour les étudiants en formation continue.
• Instruire, suivre et répondre aux réclamations des étudiants.
• Mettre à jour chaque année les arrêtés de diplomation et de sélection.
2) Assurer la gestion et la qualité des données dans les systèmes d’information de candidature et de pilotage
• Être référent (e) pour les plateformes de candidatures eCandidat et Mon Master, en veillant à leur bon fonctionnement.
• Assurer la mission de référent (e) CRM pour le service : interface active avec le chargé de projet, vérification et actualisation des données, extractions statistiques.
• Exploiter les tableaux de bord IAE France pour alimenter l’aide au pilotage et assurer un suivi régulier des indicateurs clés.
3) Contribuer aux missions transversales du service
• Apporter un soutien direct à la cheffe de service dans la gestion des dossiers transversaux (accréditation, règlements des études, appels d’offres…).
• Renforcer ponctuellement les équipes en cas d’absence ou de surcharge de travail des gestionnaires de formation.
• Apporter un appui aux enseignants pour toute question spécifique liée à la scolarité ou à l’organisation pédagogique.
• Organiser les sessions du SCORE IAE Message (environ quatre sessions annuelles entre février et avril).
• Mettre en place les calendriers de regroupements selon les régimes (Formation Initiale, Formation Continue, Alternance).
• Contribuer à la structuration des blocs de compétences au sein des maquettes de formation.
• Assurer la fonction de référent (e) relations ALUMNI pour renforcer le lien avec les diplômés.
• Participer activement à l’organisation des actions récurrentes du service : salons, journées portes ouvertes, cérémonies de remise des prix
Notre profil idéal
Compétences et connaissances requises :
Connaissances générales
– Connaissance du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur
– Connaissance d’APOGEE – E-Candidat – MonMaster – CRM (souhaitée)Dispositifs de formation initiale et continue (connaissance approfondie)
– Réglementation et programmes de financement de la formation continue (connaissance générale)
– Gestion de projets
– Techniques de gestion administrative et budgétaire (connaissance générale)
– Technologies de l'information et de la communication (TIC)
– Techniques de présentation écrite et orale
Savoir faire
– Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
– Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
– Savoir réguler des dysfonctionnements
– Concevoir des procédures de gestion des activités de formation
– Appliquer des procédures et des règles
– Concevoir des tableaux de bord
Savoir être
– Sens relationnel
– Capacité d'adaptation
– Sens de l'organisation
– Sens de l’analyse et force de proposition
– Disponibilité et réactivité
– Adaptabilité et haute autonomie
– Sens du service public
– Neutralité et discrétion professionnelle
– Autonomie et polyvalence
– Appétences pour le travail en équipe et en mode projet.
Conditions particulières d’exercice
– Possibilité de travail le soir ou le samedi